Wanneer de rekencommissaris te ver gaat

Over transparantie, timing en gezond verstand in mede-eigendom

De rol van een rekencommissaris binnen een Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) is duidelijk omschreven in artikel 3.91 van het Burgerlijk Wetboek en in de statuten van de VME: de commissaris controleert de rekeningen na afsluiting van het boekjaar. Die controle gebeurt op basis van de volledige en verwerkte boekhouding — niet tijdens of halverwege het jaar.

Toch zien we steeds vaker dat sommige commissarissen tussentijdse eisen stellen, facturen opvragen of zelfs dreigen met negatieve verslagen, nog vóór de boekhouding is afgerond. Dat is niet alleen juridisch onzinnig, maar ook praktisch problematisch.

We vertrouwen onze banken, ook al hebben ze ooit een recessie veroorzaakt. Maar de syndicus, die we zelf aanstellen en jaarlijks kunnen controleren en evalueren, krijgt zelden datzelfde vertrouwen.

Wat zegt de wet?

Volgens artikel 3.91 BW wijst de algemene vergadering jaarlijks een commissaris of college van commissarissen aan om de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars te controleren, wier bevoegdheden en verplichtingen bij het reglement van interne orde worden bepaald.

De commissaris heeft dus een controlerende taak, geen uitvoerende of beslissingsbevoegdheid. Hij ziet erop toe dat de cijfers waarheidsgetrouw zijn en dat de verdeling gebeurt conform de statuten en de beslissingen van de algemene vergadering.

Een commissaris mag dus controleren of bedragen kloppen, maar kan niet beslissen wat er had moeten gebeuren of wanneer betalingen moesten plaatsvinden.

Wie tussentijds conclusies trekt op basis van onvolledige gegevens, riskeert foute aannames en onnodige spanningen binnen de VME.

Tussentijdse inzage is geen onbeperkt recht

Sommige commissarissen gaan er foutief van uit dat zij tijdens het lopende boekjaar het recht hebben om alle facturen en documenten op eerste verzoek op te vragen. Dat is niet het geval.

De wet voorziet geen onbeperkt inzagerecht tijdens het boekjaar. Een commissaris mag toezicht houden, maar de feitelijke controle gebeurt pas na de afsluiting.

Tussentijdse inzage kan enkel na overleg met de syndicus, en zolang dit het normale beheer niet hindert. De syndicus is verantwoordelijk voor de continuïteit van het beheer en kan niet elke week afzonderlijk stukken laten bezorgen zonder context of samenhang. Dat zou de werking van de VME volledig stilleggen en is dus niet voorzien binnen de wet, noch de gebruikelijke praktijk.

Toezicht ≠ controle

Sommige commissarissen beschikken via de VME-bank over een toezichtvolmacht.

Dat is een faciliteit, geen recht. De wet legt geen verplichting op aan de syndicus om een dergelijke volmacht te verlenen.

Een toezichtvolmacht kan nuttig zijn voor transparantie, maar ze vervangt nooit de boekhoudkundige verwerking van de gegevens.

Een rekeninguittreksel toont enkel dat een betaling is gebeurd, niet of deze correct is toegewezen, geboekt of goedgekeurd volgens de juiste procedure.

Wie geen toezichtvolmacht heeft, kan perfect zijn taak uitvoeren op basis van de rekeninguittreksels die bij de afsluiting van het boekjaar worden overgemaakt.

Wantrouwen is geen bewijs van waakzaamheid, maar vaak het gevolg van ongeduld.”

Controle op het juiste moment

Een correcte controle kan pas gebeuren nadat de boekhouding volledig is verwerkt en afgesloten. Pas dan zijn alle facturen, afrekeningen, provisies en herverdelingen juist geboekt en kan de commissaris zijn werk doen op basis van een volledig en waarheidsgetrouw overzicht.

De meeste reglementen van interne orde voorzien bovendien dat tussentijdse controles enkel kunnen gebeuren na overleg met de syndicus en, indien buiten de reguliere planning, tegen vergoeding voor de extra tijd die dit met zich meebrengt.

Vertrouwen in plaats van dreiging

Een gezonde samenwerking tussen syndicus en rekencommissaris steunt op wederzijds respect, timing en vertrouwen.

Een commissaris die met negatieve verslagen dreigt of druk uitoefent op een lopende boekhouding, overschrijdt zijn mandaat en werkt contraproductief voor de gemeenschap.

Wat daarbij opvalt, is dat er in onze sector vaak een diepgeworteld wantrouwen heerst tegenover syndici — terwijl banken, verzekeringsmaatschappijen en aannemers wél op hun woord worden geloofd.

Een syndicus werkt echter binnen een strikt wettelijk kader, met controlemechanismen op meerdere niveaus: via de algemene vergadering, de commissaris, de bankrekeningen op naam van de VME én de wettelijke verslagplicht.

Transparantie en vertrouwen zijn dus geen tegengestelden, maar twee kanten van dezelfde medaille.

Wie de syndicus de ruimte geeft om zijn werk te doen volgens de juiste procedure, krijgt niet alleen correcte cijfers, maar ook een solide en betrouwbaar beheer.

“Vertrouwen is niet de afwezigheid van controle — het is de bereidheid om samen verantwoordelijkheid te dragen.”