De rol van de rekencommissaris: duidelijkheid, timing en samenwerking

Wanneer de rol van de rekencommissaris onder druk komt te staan

Over transparantie, timing en gezond verstand in mede-eigendom

Binnen een Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) vervult de rekencommissaris een belangrijke en waardevolle rol. Hij of zij waakt over de correctheid van de rekeningen en draagt bij aan transparantie en vertrouwen binnen de gemeenschap.

Net omdat die rol zo essentieel is, loont het om stil te staan bij wat de opdracht precies inhoudt — en vooral ook wanneer en hoe die controle best gebeurt. In de praktijk merken we namelijk dat verwachtingen soms uiteenlopen, wat kan leiden tot spanningen die perfect vermijdbaar zijn.

Controle vraagt timing

De wettelijke opdracht van de rekencommissaris is duidelijk omschreven in artikel 3.91 van het Burgerlijk Wetboek en wordt verder uitgewerkt in de statuten en het reglement van interne orde van de VME. De commissaris controleert de rekeningen van de vereniging, wat impliceert dat deze rekeningen eerst volledig en correct moeten zijn opgesteld.

Een boekhouding is geen statisch gegeven. Tijdens het lopende boekjaar worden facturen ontvangen, betalingen uitgevoerd, kosten toegewezen, provisies verrekend en herverdelingen voorbereid. Pas na afsluiting ontstaat een volledig en coherent geheel.

Een controle die te vroeg plaatsvindt, gebeurt onvermijdelijk op basis van onvolledige informatie. Dat kan leiden tot verkeerde conclusies, onnodige ongerustheid bij mede-eigenaars en extra druk op een beheer dat nog volop in verwerking is.

We vertrouwen onze banken, ook al hebben ze ooit een recessie veroorzaakt. Maar de syndicus, die we zelf aanstellen en jaarlijks kunnen controleren en evalueren, krijgt zelden datzelfde vertrouwen.

Wat zegt de wet?

Artikel 3.91 BW bepaalt dat de algemene vergadering jaarlijks één of meerdere commissarissen aanduidt om de rekeningen van de VME te controleren. Hun bevoegdheden en verplichtingen worden vastgelegd in het reglement van interne orde.

De wet voorziet geen uitvoerende of beslissingsbevoegdheid voor de commissaris. De opdracht bestaat erin na te gaan of:

• de cijfers correct en volledig zijn,

• de verdeling gebeurt conform de statuten,

• de boekingen aansluiten bij de beslissingen van de algemene vergadering.

  
  

De commissaris controleert dus het resultaat van het beheer, niet het beheer zelf tijdens de uitvoering.

Tussentijdse inzage, mogelijk, maar niet onbeperkt

In de praktijk leeft soms het idee dat een commissaris tijdens het lopende boekjaar op elk moment alle documenten kan opvragen. De wet voorziet dat niet als een automatisch of onbeperkt recht.

Dat betekent niet dat tussentijdse inzage onmogelijk is, maar wel dat zij:

• gebeurt in overleg met de syndicus,

• rekening houdt met de werklast en continuïteit van het beheer,

• kadert binnen redelijke grenzen en duidelijke afspraken.

De syndicus blijft immers verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de VME. Wanneer ad-hoc en frequente opvragingen zonder samenhang plaatsvinden, dreigt het beheer zelf onder druk te komen staan — wat uiteindelijk niemand ten goede komt.

Toezichtvolmacht, mogelijk maar geen verplichting

Sommige commissarissen beschikken over een toezichtvolmacht op de VME-rekening. Dat kan bijdragen aan transparantie, maar het is geen wettelijk recht en geen verplichting voor de syndicus.

Een rekeninguittreksel biedt bovendien slechts een gedeeltelijk beeld. Het toont dat een betaling heeft plaatsgevonden, maar niet:

• op basis van welke beslissing,

• met welke goedkeuring,

• hoe de kost werd toegewezen,

• of hoe ze boekhoudkundig werd verwerkt.

  
  

Een correcte controle vereist context, samenhang en een afgeronde boekhouding. Die elementen komen pas volledig samen bij de jaarafsluiting.

"Vertrouwen is daarbij geen vertrekpunt, maar het resultaat van een controle die gebeurt volgens de juiste procedure en op basis van een volledig dossier.”

Controle op het juiste moment

Een controle kan haar doel enkel vervullen wanneer zij gebeurt op basis van een volledig, afgerond en samenhangend geheel. Dat is niet anders in mede-eigendom dan in een onderneming: ook daar vindt de controle plaats na afsluiting van het boekjaar, op basis van de volledige boekhouding en de bijhorende stukken.

Het tussentijds of gefragmenteerd opvragen van individuele documenten laat geen inhoudelijke controle toe.

De wet voorziet geen algemene bevoegdheid om “om de haverklap” kopieën van facturen of boekhoudkundige stukken op te vragen louter op basis van persoonlijke inschatting of wantrouwen.

Een dergelijke werkwijze leidt tot fragmentatie, verhoogt de administratieve last en ondergraaft net het doel van een correcte en objectieve controle achteraf.

Losse facturen of deeloverzichten geven geen zicht op:

• de uiteindelijke toewijzing van kosten,

• de correcte verwerking van provisies,

• de herverdelingen volgens de statuten,

• of de aansluiting tussen betalingen, boekingen en beslissingen van de algemene vergadering.

  
  

Zonder die samenhang bestaat het risico dat correcte verrichtingen onterecht in vraag worden gesteld, louter omdat het geheel nog niet is afgewerkt.

Gezond verstand als bindmiddel

De syndicus oefent een gereglementeerd en beschermd beroep uit en handelt, net als banken, verzekeringsmaatschappijen en notarissen, binnen een strikt wettelijk kader. Voor al deze beroepen geldt hetzelfde basisprincipe: controle gebeurt op basis van een afgerond en volledig dossier, niet via tussentijdse of gefragmenteerde inzage in lopende processen.

Ook in die sectoren wordt eerst gewerkt, verwerkt en juridisch gekaderd, waarna controle en beoordeling volgen. Die werkwijze waarborgt objectiviteit, vergelijkbaarheid en rechtszekerheid.

Binnen de mede-eigendom is dat niet anders. De wettelijke regeling rond de syndicus, de rekencommissaris en de algemene vergadering is precies opgezet om transparantie en controle te combineren met een werkbaar beheer.

Transparantie en vertrouwen zijn daarbij geen tegenpolen, maar twee kanten van dezelfde medaille. Wie de syndicus de ruimte geeft om zijn opdracht zorgvuldig en volgens de juiste procedure af te ronden, creëert de voorwaarden voor duidelijke cijfers én voor een duurzaam en betrouwbaar beheer.

“Vertrouwen is niet de afwezigheid van controle — het is de bereidheid om samen verantwoordelijkheid te dragen.”